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Froilán Fernández

Dos minutos

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David Allen, experto en productividad y autor del libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, dice que hay una regla de oro para la gestión del correo-e que, como sabemos, presenta siempre la amenaza de un buzón sobrecargado. Para luchar contra el alud incontenible de mensajes de correo, Allen propone “la regla de los dos minutos”. Cuando recibe un correo en su buzón toma una decisión: si el mensaje puede ser atendido y respondido en dos minutos o menos, lo hace inmediatamente, pero si va a requerir más de dos minutos de reflexión, simplemente no lo abre, lo destina a un buzón de mensajes diferidos y considera el siguiente mensaje.

“Es muy aconsejable responder de una vez a aquellos mensajes que puedan ser atendidos en dos minutos o menos”, afirma. Esto ofrece algo productivo que hacer cuando se dispone de una pequeña ventana de tiempo, agrega.

El hecho de diferir los mensajes que requieren una decisión más elaborada tiene que ver con el convencimiento que tiene el autor de que “la toma de decisiones genera fatiga y por eso debe administrarse. Incluso, el hecho de decidir qué zapatos ponerse en la mañana usa tanta ‘potencia cognitiva’ como la que se requiere para decidir si se contrata a alguien o no”

Justamente es por la exigencia mental de aun las decisiones más pequeñas  que el autor decide enfrentar ciertos mensajes de e-mail en una fecha posterior cuando tiene más tiempo y energía para enfocarse en ellos, que es generalmente temprano en la mañana.

La ‘regla de los dos minutos’ funciona cuando se trata de reducir o de eliminar el atraso, el back log, la lista de tareas por atender, que puede hacerse interminable. Una vez que el ‘back log’ ha sido eliminado, se accede al estado más productivo posible, señala Allen.

Bits y bytes

Mensajería por Twitter

En una de sus frecuentes actualizaciones, Twitter anunció que le quitará el límite de 140 caracteres a sus mensajes directos, para llevarlo a –¿están sentados?– a 10K, leyeron bien, a 10.000 caracteres. Es decir, que todo el contenido de esta página de Ciencia y Tecnología, incluida esta columna, cabrían cómodamente en un mensaje directo cuando Twitter pase el suiche. Por ahora espera que los desarrolladores adecuen sus apps para recibir DMs de gran longitud. Los tuits normales siguen limitados a 140 c.

@froilan