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7 claves para una oficina segura y más productiva

Después del hogar, las oficinas son una segunda casa. Para quienes trabajamos en ellas al menos ocho horas diarias sabemos que alrededor de los lugres de trabajo giran un número importante de riesgos; desde la entrada de personas desconocidas, la “desaparición” de resmas de papel,  hasta el hurto y robo de computadores, documentos y en ocasiones, la comida que los empleados guardan en las neveras.

Proteger nuestro lugar de trabajo significa mantener a salvo una parte significativa de nosotros mismos. Preste atención a estas recomendaciones y les aseguro que si las sigue, se va a sentir más tranquilo y por ende, hará su jornada laboral  mucho más productiva.

Nunca abra sin saber quién está afuera: esta es la regla de oro de la seguridad. Antes de permitir el paso de alguien, verifique su identidad y el motivo de su visita. Dispositivos sencillos como intercomunicadores, video porteros o cámaras sirven muy bien a este propósito.  Entrene al personal de recepción a hacer las preguntas correctas. Igualmente, instruya al resto de los trabajadores a no facilitar la entrada de personas junto a ellos. Las verdaderas amenazas se mimetizan con gente común y corriente que en apariencia lucen como inocentes visitantes. Entienda que buena parte de hurtos en oficinas entran y salen por la puerta, ante pequeños descuidos de recepcionistas o empleados.

Todo el que entra debe estar identificado y autorizado: la recepción de una oficina es también el principal punto de la seguridad. Una vez que el visitante llega a ella, no debe moverse de allí hasta tanto se registre su identidad y sea autorizado a seguir. El registro de visitante debe ser escrito, preferiblemente en un medio electrónico (base de datos) y lo conveniente es tomar una foto de su rostro. Datos como; nombres, apellidos, documento de identidad, persona que visita, hora de entrada y salida y empresa u organización que representa, deben quedar asentados en un formato fácil de llenar y consultar. El visitante no debe llenar esta ficha, es función del personal de recepción o seguridad que se encuentre en la puerta. El visitante recibirá una tarjeta que lo identifique como tal. Dependiendo del tamaño de la oficina, inclusive puede agregarse a la tarjeta, el sitio o dependencia que visita. La persona debe ser siempre acompañada por algún personal hasta su destino. En aquellas oficinas que reciben muchas a personas, se recomienda que existan pequeñas salas de reunión inmediatamente después de la recepción en las que puedan atenderse a estas visitas.

Limite el paso a algunas áreas: en una oficina, por muy abierta que sea, deben existir espacios de acceso controlado. Áreas como depósitos, archivos, salas de computación y en ocasiones, algunas salas de reuniones deben permanecer cerradas, inclusive para personas que laboran en el sitio y que por la naturaleza del trabajo no requieren el paso a estos lugares. La información es un activo que necesita resguardo. El tránsito libre de personas a través de espacios restringidos, además de poner en riesgo a las personas, exponen documentos, conversaciones, imágenes o cualquier otra fuente de datos que pudiera ser atractiva a la competencia o a otros con intenciones de perjudicar a la organización o sus empleados clave. Los sistemas automatizados de control de acceso son especialmente útiles para establecer anillos de paso entre un espacio y otro dentro de las oficinas. Considérelos si tiene múltiples áreas y puertas que supervisar. Por otra parte,  los empleados de la oficina deben estar sensibilizados en estos riesgos y enseñarlos a actuar como guardianes de los espacios controlados.

Mantenga los depósitos cerrados:sin ser redundante en las recomendaciones anteriores, los depósitos son áreas para el almacenamiento de ciertos productos o insumos específicos. La seguridad debe empezar por equiparlos con una puerta resistente y en concordancia con el valor y la importancia de lo que se mantiene allí. El depósito debe tener un responsable y su apertura y cierre tiene que estar bajo su supervisión. Asimismo, resulta conveniente llevar algún tipo inventario del contenido del depósito y un registro de su apertura. Una cámara conectada a un grabador y apuntando a su puerta  es más que suficiente. 

No deje objetos de valor en su puesto de trabajo: esta es una medida básica de prevención para todos. Artículos como teléfonos, carteras, computadores y dinero en efectivo son los bienes más hurtados en las oficinas del mundo, por tanto, dejarlos expuestos y sin supervisión es la más grande ventaja para delincuentes oportunistas que están al acecho de estas víctimas perfectas.  Si su oficina tiene puerta, ciérrela al salir. Coloque en las gavetas sus objetos, inclusive cuando esté usted en su puesto de trabajo. No convierta su oficina en un depósito de bienes que por cualquier razón no pueda guardar en su casa. Mantenga su sitio de trabajo limpio y despejado. Si necesita ausentarse haga una verificación visual de su espacio y confirme que no deja carteras, celulares o dinero a la vista. Bloquee su computador y apile ordenadamente documentos en carpetas.

Cuide la iluminación y las llaves: los espacios bien iluminados son disuasivos a la acción del delincuente oportunista. En la calidad y mantenimiento de las luminarias es una fórmula subjetiva para demostrar que la seguridad es un asunto importante para la organización que allí trabaja. Oficinas oscuras facilitan el hurto o el ocultamiento de bienes hurtados. De la misma manera, las llaves deben considerarse como piezas de seguridad. No confíe las llaves a terceros o a extraños. Ocúpese de usar cerraduras de calidad que utilicen llaves que sean copiadas con dificultad. No coloque en el mismo llavero todas las llaves. Establezca niveles de acceso y cuide siempre el número de llaveros que existen en su oficina. Revise quién abre en las mañanas y cierra en las noches. De vez en cuando es sano y seguro cambiar algunas cerraduras y hacer llaves nuevas. Aunque parezca costoso, es una medida de protección que le puede evitar pérdidas mayores.

Construya una cultura de previsión en su entorno laboral:quizás esta debiera ser la recomendación número uno dentro de un programa de seguridad. Sin embargo, no es la iniciativa más sencilla de acometer, ni más fácil de medir. La previsión es la acción de anticiparse a escenarios futuros y probables, con el propósito de evitar el costodel riesgo materializado. En términos sencillos es la capacidad de esquivar problemas. Actualmente la previsión es uno de los atributos clave en las organizaciones. Si bien es una capacidad individual pero que cuando se une en la cultura organizacional, se potencia y cubre como una manta protectora a toda la organización. Promueva la discusión y el debate en temas de seguridad, despierte en los trabajadores la necesidad de prepararse para escenarios de crisis. Una buena manera de hacerlo es construir un manual sencillo para el manejo de contingencias en la oficina. Involucre a la mayor cantidad de personas y busque ayuda con especialistas.

Si usted considera que su oficina necesita más seguridad, comience por preguntarse para qué la necesita y qué es lo más importante a proteger. Me atrevo a adelantar que la respuesta estará vinculada siempre con la tranquilidad gente.  No olvide que una oficina más tranquila produce certezas que se traducen en productividad.

@seguritips

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Sobre el autor

Alberto Ray

@seguritips, Consultor en seguridad, analista de decisiones en escenarios complejos. Especialista en diseño de estrategias para la mitigación de riesgos en organizaciones. Autor de MAPS, Modelo para la gestión de la seguridad

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