• Caracas (Venezuela)

GDA

Al instante

Lo que debe y no debe hacerse al escribir emails laborales

Hay que cambiar la clave original de los puntos de conexión Wi-Fi para evitar este tipo de ataques | BBC

Email | BBC

Escribir todo en mayúscula y usar el verbo "deber" está lo que más recomiendan expertos de no hacer

  • Tweet:

  • Facebook Like:

  • Addthis Share:

Lo utilizamos todo el tiempo y para cumplir muchos propósitos. Pero, cuando se trata del mundo profesional, el correo electrónico no debe ser nunca utilizado a la ligera, sin velar por ciertas normas de etiqueta que protegerán tu imagen profesional.

La prisa o el descuido pueden llevar el mensaje incorrecto o provocar malos entendidos que pueden ser difíciles de aclarar pues la comunicación escrita carece de los filtros que tenemos al conversar frente a frente, tales como la mirada y el tono.

Faltas ortográficas, abreviaturas, uso inapropiado de símbolos o mayúsculas son grandes al escribir en el contexto laboral.

"El correo electrónico es un instrumento de correspondencia comercial, por lo tanto, tenemos que reconocer las directrices que nos permiten utilizarlo de una forma efectiva y profesional", destaca la doctora Chamir Higley en su libro sobre etiqueta corporativa, Sobrevive en la Jungla Corporativa.

A continuación, algunos errores que debes evitar al comunicarte virtualmente:

1. No escribas todo en mayúsculas. En el ambiente cibernético esto equivale a gritar.

2. No uses el verbo debe, pues puede ser interpretado como un deseo de imponer criterio o de obligar a los demás a actuar como tú lo ordenas. En vez de decir "debes reportar", prefiere "se reportará". Así, la percepción será que estás ofreciendo información fidedigna, no imponiendo tu manera de pensar.

3. No uses un lenguaje que haga sentir mal a tu cliente. Fíjate en los siguientes ejemplos de lenguaje humillante: "las personas como usted no entienden", "debido a su falta de consideración", "no pretendemos que usted sepa de lo que hablamos".

4. No seas abrupto o mal educado, ni utilices malas soeces. Los correos electrónicos pueden llegar a todas partes.

Lo que sí debes hacer:

1. Verifica la política de tu compañía sobre la utilización de tu correo electrónico personal. Muchas empresas limitan el acceso de sus empelados, otras permiten utilizarlo con limitaciones.

2. Vigila tu jerga corporativa. La jerga se refiere a la forma en que se expresan personas que pertenecen al mismo ambiente. No uses este vocabulario cuando estés comunicándote con una persona que está fuera de tu entorno. Usa lenguaje sencillo para que te puedan entender.

3. Respeta la privacidad de los demás. Utiliza la función de BCC (Blind Carbon Copy) o CCO (Copia de Carbón Oculta) para proteger la dirección de correo de algunos destinatarios. Si le copias tu carta al presidente de tu compañía, escribe su dirección en el renglón de BCC. De ésta forma te aseguras de que tu correo electrónico le llegará, pero evitas que reciba correos no autorizados.

4. Verifica si tienes que utilizar la función de contestar a todos (reply all). Cuando alguien te escriba, responde directamente. No tienes que enviar tu respuesta a todos los ue recibieron la misma, a menos que sea necesario que todos deban conocer la respuesta.