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El correo electrónico nos roba el 28% de la jornada laboral

En el mundo hay 4.116 millones de cuentas de correo electrónico, y unos 2.504 millones de usuarios/ El Tiempo

En el mundo hay 4.116 millones de cuentas de correo electrónico, y unos 2.504 millones de usuarios/ El Tiempo

En el mundo circulan 196.000 millones de 'e-mails' diarios. Consejos para combatir la avalancha

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Todo empieza con una simple decisión: dejar un par de correos sin leer. Poco a poco se van acumulando. Al principio no importa. Ya habrá un rato para revisarlos y responderlos. Pero al cabo de un par de días esa decisión se convierte en un ‘monstruo’ de tres dígitos que nos acosa en las pantallas de todos nuestros dispositivos.

Es entonces cuando la preocupación ataca: “¿Habré dejado de leer un correo urgente?”. “¿Entre los correos que eliminé habría alguno que no debí borrar o responder?”. Y luego, la peor parte: una pesada carga de tareas relacionadas con el correo electrónico que, como el mito de Sísifo, parecen no tener fin, y la sensación de estrés y ansiedad por no poder avanzar en nuestro trabajo al ritmo que quisiéramos por estar revisando y respondiendo correos buena parte del día. En concreto, una tercera parte de la jornada laboral, según la consultora global McKinsey.

 

La mayoría son de trabajo

 

En el mundo hay 4.116 millones de cuentas de correo electrónico, y unos 2.504 millones de usuarios, que se envían o reciben 196.300 millones de correos al día. La mayor parte del tráfico de e-mails proviene del mundo empresarial, cuyas cuentas exceden los 108.700 millones de correos diarios, el 55 por ciento, según The Radicati Group, empresa líder en análisis de tráfico de correos.

Y las perspectivas son aún peores: se espera que el número promedio de correos diarios entre trabajadores crezca desde los 121 actuales hasta los 140 en el 2018.

Susana Pabón, responsable de comunicación de Google Colombia, maneja tres cuentas de correo. Al día recibe al menos 100 mensajes, entre solicitudes, alertas, avisos... Y, como para muchos, tener en cero la lista de correos sin leer se le ha convertido en una obsesión.

 

Lo que usted puede hacer

 

1. Utilice la función de correo no deseado.

2. Dese de baja de las listas de correos inútiles para usted.

3. Póngase unos horarios para leer y contestar correo. Así no estará interrumpiendo su trabajo cada vez que le llega un ‘e-mail’. La gente de su entorno pronto se acostumbrará a esto y, cuando lo necesite de forma realmente urgente, sencillamente lo llamará por teléfono. El correo electrónico no es para asuntos urgentes.

4. Suprima las alertas visuales y auditivas, que son las que cortan su ritmo de trabajo y lo desconcentran.

5. Cree una carpeta de correos prioritarios, por asunto o remitente. Allí llegarán automáticamente los ‘e-mails’ más importantes para usted: por ejemplo, los de su jefe. O al revés: una o varias carpetas para los correos no prioritarios. Sistemas como Outlook y Gmail permiten establecer ‘reglas’ y etiquetas para administrar la bandeja de entrada de forma muy eficiente. Puede clasificar sus correos, marcarlos por colores y filtrarlos, y hasta silenciar las notificaciones cuando esté en sus reuniones ‘agendadas’. Tómese el tiempo de personalizar estas opciones.

6. No envíe un correo electrónico a alguien que se encuentre a menos de cinco escritorios de su puesto o a quien pueda llamar por teléfono para resolver el asunto de inmediato: esto le ahorrará entrar en esas prolongadas conversaciones por correo, que tanto tiempo quitan. Así lo recomienda Monica Seeley, experta en manejo de ‘e-mail’ y autora de ‘Brilliant Email’.

7. Laura Stack, de Productivity Pro, propone la regla de las ‘D’: 1. Descartar: eliminar correos inútiles ni bien se reciban. 2. Delegar: decidir rápido si el asunto es o no de su competencia. 3. Hacer (‘do’): no posponga correos que tarde menos de dos minutos en contestar. 4. O posponga con inteligencia (‘date’): cree una carpeta de correos por revisar y/o contestar después y póngase un plazo para ello. 5. Archive en carpetas (‘drawer’) los correos que desea guardar, eso mantendrá aseada su bandeja de entrada.

8. Evite responder ‘gracias’ o ‘recibido’, salvo que sea absolutamente necesario.

9. Algunos celulares y aplicaciones como Boomerang, para Gmail, permiten a los usuarios silenciar los correos entre ciertas horas para que no aparezcan en la bandeja de entrada mientras trabajan. MailBox (para iPhones y iPads) es una aplicación similar que permite gestionar su bandeja de entrada como una lista de tareas. De esta forma, puede posponer un correo poniéndole una fecha de cuándo quiere que le vuelva a aparecer en la bandeja de entrada, o subir y bajar correos hasta ponerlos en orden en función de su prioridad.

10. Sea corto, directo y preciso en sus ‘e-mails’, y no copie a gente innecesariamente. Para Andrés Barreto, emprendedor digital colombiano (Atom House), los mejores son los que comunican el mensaje solo con la línea de asunto. Y Beatriz Vásquez, directora comercial de la firma de ‘coach’ Do It, añade: “Sea claro en lo que espera de la otra persona cuando le envía un correo. Si es solo ‘para su información’, no deje de escribirlo, y así se ahorrará respuestas innecesarias. Recuerde: el ‘e-mail’ no es para conversar”.

11. Centralice todas las cuentas bajo un gestor de correo. Windows Live Mail, Outlook y Gmail, entre otros programas de correos, lo permiten. Así ganará tiempo.

12. Esté pendiente de las novedades. Outlook, por ejemplo, tiene desde el 2010 la función ‘Ignorar’, que le permite no ser molestado con esas cascadas de mensajes en cadena (gente pronunciándose sobre un mismo correo o asunto), tan típicas en las oficinas de hoy. Y el Outlook 2013 sumó la función ‘Clutter’, sistema que ‘aprende’ qué correos no son importantes para usted; por ejemplo, los de promociones, y los mueve a esa carpeta.